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Guía rápida y sucia de impuestos independientes

Guía rápida y sucia de impuestos independientes

El trabajo independiente es una excelente opción de carrera que le permite tomar sus propias decisiones. Puedes ser tu propio jefe, trabajar con clientes que amas en proyectos que te apasionan, establecer tus propios horarios y trabajar como y desde donde quieras.

Pero hay una cosa sobre el trabajo independiente que no tiene elección: los impuestos. Al igual que con cualquier trabajo, incluso los trabajadores independientes tienen que dar al gobierno lo que le corresponde.

Probablemente descubriste hace años que, a menos que quieras terminar avergonzado públicamente Avaricia americana, tienes que enviar tu dinero al hombre. No eres nuevo en el sistema tributario.

¿Pero los impuestos independientes? Eeeesh Cuando trabajas para ti mismo, nadie saca tus impuestos de tu cheque de pago cada mes, y TÚ (¡sí, tú!) Eres responsable de esta pequeña cosa molesta llamada impuesto sobre el trabajo por cuenta propia (es real).

Estar a cargo de sus propios impuestos puede ser difícil, y la situación de cada persona es un poco diferente. ¿Eres un contratista independiente? ¿Pagaste a otros freelancers para que te ayuden en proyectos? ¿Les pagaste más de $ 600? Ahhh !!

Le pregunté al abogado fiscal Andrew Zaikis, un ex fiscal fiscal penal de la Oficina del Fiscal General de Massachusetts y actualmente asesor fiscal principal del Departamento de Ingresos de Massachusetts, ¡además de nuestro propio padre Leslie Zaikis! – Algunas de sus preguntas más urgentes sobre los impuestos para los trabajadores independientes.

Esta guía le dirá todo lo que necesita saber para descubrir:

  • Su (misterioso) estado civil
  • Los entresijos de los formularios de impuestos que debe completar
  • Cómo calcular los impuestos para que no te quedes atascado con una factura inmanejable
  • Lo que puede cancelar y deducir (¡y cómo cancelar una clase de Skillcrush!)
  • ¡y mucho más!

Después de leer esta guía, sabrá qué planificar y qué evitar, y tendrá consejos prácticos y consejos sobre dónde obtener más ayuda.

¡Entonces, deje de temer sus impuestos y comience a hacerlos cargo hoy! ¡Su negocio (y sus ingresos, por supuesto!) Dependen de él, y esta guía le hará más fácil y más claro hacer lo que tiene que hacer para seguir trabajando su magia independiente.

¡Haga clic aquí para saltar hacia abajo y aprender cómo informar su Plano de Skillcrush!

Esto es lo que Andrew Zaikis tiene que decir:

1. Estado civil: ¿soy autónomo?

Freelancer es un término para una persona que trabaja por cuenta propia y no está necesariamente comprometida con un empleador o cliente en particular a largo plazo. Pero "freelance" realmente no es un término que se usa en el código tributario.

Es mejor que te refieras a ti mismo como un trabajador independiente o un contratista independiente, ya que estos son términos más familiares en el mundo de los negocios y en el código tributario. No tienes que ser uno u otro, y a veces puedes ser ambos.

Una persona que trabaja por cuenta propia trabaja para sí misma y no se considera un empleado a efectos fiscales.

Pero no se asuste si está trabajando como freelance después de horas y manteniendo presionado un 9 a 5. Si abre un puesto de limonada en su tiempo libre y vende bebidas al público al costado del camino, usted es el ejemplo clásico de un trabajador por cuenta propia.

Un contratista independiente es una persona independiente o una entidad comercial que proporciona bienes o servicios en los términos especificados en un contrato escrito o acuerdo verbal. Piense en ello como una persona independiente que trabaja para otra persona o entidad comercial.

Vender una taza de limonada a un extraño no necesariamente lo convertirá en un contratista independiente. Proporcionar galones de limonada preparada a una empresa de catering para una boda bajo algún tipo de acuerdo verbal o escrito lo convertiría en un contratista independiente.

Por lo tanto, si ejecuta un blog de WordPress y gana dinero con los anuncios, es un trabajador independiente. Pero, si tiene un contrato (u otro acuerdo, como un acuerdo verbal) para construir el sitio de WordPress de otra persona, usted es un contratista independiente. Y, si hacer una copia de seguridad de los sitios de WordPress es solo una de las muchas tareas incluidas en la descripción del trabajo en su trabajo asalariado de tiempo completo, usted cuenta como empleado.

Pero definitivamente no desea presentarse como trabajador independiente o contratista independiente si no es uno. El IRS esperará que usted (o la corporación en el primer ejemplo) retenga los impuestos sobre la renta y los impuestos sobre la nómina de su compensación y lo penalizará si no lo hace.

2. ¿Cómo hago un seguimiento de todo esto?

Tan pronto como decida comenzar a trabajar independientemente, debe comenzar a pensar en cómo manejar sus impuestos. Para empezar, es importante separar sus actividades comerciales de sus actividades personales para fines de declaración de impuestos. Eso significa no comprar pizza con su tarjeta de débito comercial, a menos que, por supuesto, la pizza sea un gasto comercial. Más sobre eso más tarde …

Establecer que usted es un trabajador independiente y que tiene un negocio que califica para deducir gastos requiere crear y seguir prácticas contables y financieras básicas. Configure un conjunto de libros o libros de contabilidad para realizar un seguimiento de sus ingresos y sus gastos. Considere usar software como Quicken o Quickbooks para rastrear los recibos y desembolsos de su negocio, o mientras tanto, configure una hoja de cálculo simple. Algunos consejos contables a tener en cuenta:

  • No ponga fondos personales en su cuenta comercial y no ponga recibos comerciales en su cuenta personal.
  • Obtenga recibos impresos de todo lo que compre o pague en nombre de la empresa.
  • Si paga en efectivo por algo, asegúrese de obtener un recibo por la compra y conserve estos recibos para informar.
  • Asegúrese de escribir notas en sus cheques comerciales. A menos que usted caracterice la naturaleza del pago escribiendo "pago por suministros de oficina" o alguna anotación similar, el IRS podrá disputar que este pago fue por un gasto comercial. Un pago con cheque de $ 100 a John Smith desde su cuenta comercial podría ser un préstamo, un obsequio o un pago por un gasto personal. Más importante aún, dentro de un año o dos a partir de ahora puede olvidarse a sí mismo para qué fue destinado este pago.

La contabilidad puede parecer una molestia, pero los registros comerciales buenos, precisos y documentados proporcionarán una base para las declaraciones de impuestos correctas y los problemas de impuestos mínimos para usted.

3. ¿Qué es un número EIN y necesito uno?

No necesita registrarse con el IRS para ser considerado un contratista independiente o un trabajador por cuenta propia. ¡Simplemente puede clasificarse y usar su número de Seguro Social! Sin embargo, debe considerar obtener un número de Número de Identificación de Empleador (EIN) para identificar su negocio como una entidad imponible.

Un número EIN es un número de 9 dígitos asignado por el IRS y utilizado para identificar una entidad comercial. El número EIN lo ayudará a separar su negocio de sus actividades personales. Utilizará este número EIN para configurar su cuenta corriente comercial e identificar su empresa en varios formularios y declaraciones de impuestos.

Es fácil obtener un número EIN asignado a su negocio potencial o en curso. Ahora se emiten en línea a través de irs.gov, y puede obtener uno en pocos minutos. Tenga cuidado con los sitios que no pertenecen a irs.gov que anuncian que pueden obtener un número EIN. Estos son sitios web privados que le cobrarán una tarifa considerable por lo que en realidad es un servicio gubernamental gratuito.

4. ¿Qué pasa si me pagan en efectivo?

Debe mantener un registro de los recibos en efectivo y tener la costumbre de solicitar recibos impresos para cualquier pago en efectivo. Si la persona o entidad que le paga en efectivo no quiere emitirle un recibo o una factura, considere hacer su propio recibo para reflejar el pago y haga que la persona a la que le paga lo firme.

Recuerde que es probable que una persona que le da dinero en efectivo tenga sus propios registros comerciales y le deduzca sus pagos como gastos comerciales legítimos. En situaciones en las que no se emite ningún registro de un pago, no hay nada que impida que la persona que le paga infle la cantidad que dice pagarle. O, incluso si mantienen buenos registros a través de un diario de caja de sus pagos, el IRS podría contactarlo en algún momento para confirmar que usted informó adecuadamente el pago en efectivo en sus propias declaraciones de impuestos.

En otras palabras, no informar con precisión los recibos de su negocio nunca es una buena práctica comercial y puede volver a morderlo en forma de multas financieras e intereses cobrados por el IRS.

5. ¿Qué es un 1099? ¿Qué pasó con el W-2? ¿Qué hago con estos?

Según el código tributario de los EE. UU., Los trabajadores son consultores o contratistas independientes (que tienen ingresos reportados en un Formulario 1099) o son empleados (que tienen ingresos reportados en un Formulario W-2).

Entonces, eso es: W-2 – para empleados de una compañía1099 – para contratistas independientes y trabajadores independientes

La mayoría de nosotros estamos familiarizados con la obtención de un formulario W-2 de nuestros empleadores y con las deducciones por retenciones de impuestos, el Seguro Social y los impuestos de Medicare. También puede estar familiarizado con recibir un 1099 de su banco todos los años que le indica cuánto interés le han pagado en su cuenta corriente o de ahorros ese año.

Cuando otras entidades comerciales o empleadores le pagan por los servicios, le emiten un Formulario 1099 para informarle a usted (y al IRS) el dinero que le pagaron en ese año tributario. Por lo general, recibe estos formularios en enero o febrero, y los formularios informan los ingresos que le pagaron esas empresas o empleadores en el año anterior.

Asegúrese de conservar estos formularios, ya que tendrá que informar estos montos en su declaración de impuestos. Casi todos estos formularios mostrarán que no se le dedujeron impuestos sobre la renta o la nómina de estos pagos y eso generará varios problemas de impuestos y obligaciones de pago de impuestos con los que tendrá que lidiar. Emocionante, ¿no es así?

6. ¿Tengo que emitir 1099 a otras personas? ¿Cuándo los envío y a quién?

Como trabajador independiente o contratista independiente, deberá emitir un formulario 1099 a cualquier persona, LLC o sociedad que pague al menos $ 600 en un año calendario. La única excepción es que NO tiene que emitir un 1099 a ninguna corporación que haya pagado. Como dice Forrest Gump, "uno menos thang".

Si anticipa que le pagará a alguna persona, contratista independiente o entidad comercial no corporativa más de $ 600 en cualquier año, debe hacer que completen y le devuelvan un Formulario W-9. ¡Lo sé! Lancé ese W-9 allí como sorpresa …

Un W-9 le pide al beneficiario su nombre, tipo de entidad, dirección y número de identificación fiscal (número de Seguro Social para un individuo, número EIN para una entidad comercial). Con la información en este formulario, puede completar el formulario 1099 al final del año fiscal. Se envían copias del formulario al destinatario de sus pagos y al IRS.

Los formularios se deben presentar al IRS antes del 28 de febrero para informar los pagos realizados en el año calendario anterior (sujeto a impuestos). Puede obtener copias de todos estos formularios en irs.gov.

7. Contraté a alguien en otro país para que me hiciera un contrato. ¿Tengo que enviarle un 1099?

Si se encuentra en una situación en la que realiza y envía pagos a alguien fuera de los Estados Unidos, debe consultar a un profesional de impuestos para que lo ayude a completar los diversos formularios de impuestos especializados que se aplican en estas situaciones. En otras palabras, se vuelve complicado. Debe tener en cuenta que, en general, el IRS requiere que usted, como pagador, retenga el 30 por ciento de cualquier pago como este.

8. Impuesto sobre la renta, impuesto sobre la nómina e impuesto sobre el trabajo por cuenta propia. ¿Qué necesito saber?

Cuando obtiene un formulario W-2, generalmente informa varias deducciones de los impuestos sobre la nómina que se han descontado de su salario total bruto. Esas deducciones generalmente incluyen montos para impuestos federales sobre la renta, impuestos estatales sobre la renta e impuestos del Seguro Social y Medicare.

Por el contrario, cuando obtiene un formulario 1099, generalmente no informa ninguna de estas deducciones. Si bien puede ser más feliz con la mayor cantidad que obtiene con un Formulario 1099, también viene con muchos dolores de cabeza de impuestos para usted.

Cuando obtienes un Formulario 1099, las alarmas deben sonar en tu cabeza. El formulario es básicamente un aviso de que usted (a diferencia de la persona que le pagó) ahora es responsable de todos los impuestos asociados que se adeudan en relación con la obtención de este pago. Esa responsabilidad personal incluye el pago de impuestos federales sobre la renta, impuestos estatales sobre la renta e impuestos de la Seguridad Social y Medicare. Todas estas obligaciones tributarias de su parte deben anticiparse y planificarse durante el año contributivo anterior y cumplirlas pagando impuestos estimados al IRS y a las autoridades tributarias estatales.

El impuesto sobre el trabajo por cuenta propia es un impuesto que consiste en los impuestos de la Seguridad Social y Medicare principalmente para las personas que trabajan por cuenta propia. Es similar a los impuestos del Seguro Social y Medicare que se retienen de los cheques de nómina de la mayoría de los empleados. Si está haciendo negocios por su cuenta y gana más de $ 400 al año, debe pagar impuestos sobre el trabajo por cuenta propia sobre sus ingresos.

El impuesto sobre el trabajo por cuenta propia es del 15.3% (12.4% para el Seguro Social y 2.9% para los impuestos de Medicare) de los primeros $ 118,500 de sus ingresos por cuenta propia. Si está haciendo más que eso, ¡consiga ayuda fiscal profesional!

Los impuestos sobre el trabajo por cuenta propia se informan en un Anexo SE y se adjuntan a su Anexo C. Puede notar que estos montos son dos veces los montos que se deducen habitualmente de su salario W-2. Esto se debe a que el IRS requiere que los empleadores igualen las cantidades retenidas de sus empleados por estos impuestos sobre la nómina. Dado que no hay un empleador (solo las personas que le pagan por sus bienes o servicios) en lo que respecta a los ingresos del Formulario 1099, está enganchado con ambas partes de este pago. Es por eso que las tarifas son el doble de lo que podría estar acostumbrado.

Ahora podría ser un buen momento para pensar en aumentar sus tarifas, ¿verdad?

9. Bien, ¿cuál es el trato con los impuestos estimados?

Recuerde que la realidad de ser un profesional independiente es que no se deducen impuestos (federales o estatales) de los ingresos de su negocio y que, en algún momento, tendrá que pagar impuestos por estos ingresos.

Si debe más de $ 1,000 en impuestos adicionales (o menos, para las autoridades fiscales estatales) en un año determinado, el IRS le exige que pague impuestos estimados sobre esta responsabilidad. Los pagos estimados son pagos parciales de su obligación tributaria final de fin de año que usted paga durante el año fiscal.

Por ejemplo, si debe $ 4,000 en impuestos adicionales por los ingresos de su negocio, el IRS le exige que realice cuatro pagos de $ 1,000 durante el año calendario. Los pagos deben pagarse en o antes de cuatro fechas específicas (15 de abril, 15 de junio, 15 de septiembre, 15 de enero) utilizando formularios de pago específicos del IRS.

Si no hace arreglos para hacer estos pagos durante todo el año y termina con una responsabilidad impaga al final del año, el IRS impondrá multas por pagos atrasados ​​además de los impuestos que debe.

Para calcular adecuadamente sus pagos de impuestos estimados, debe mantener registros comerciales precisos y actuales que le permitan calcular continuamente la cantidad de ganancias que su negocio está obteniendo. Conocer la cantidad de ganancias que está obteniendo en un trimestre determinado le permitirá determinar cuánto enviar al IRS como pago estimado.

O bien, puede omitir esta molestia de cálculo continuo asegurándose de pagar la retención del IRS y los pagos estimados en un monto de hasta el 100% del monto de su obligación tributaria del año pasado. Por ejemplo, si su obligación tributaria el año pasado (2013) fue de $ 4,500, asegúrese de pagar al IRS al menos esta misma cantidad ($ 4,500) en retención o impuestos estimados para este año calendario (2014).

Con este pago, el IRS lo perdonará y no impondrá ninguna multa por pago tardío si su obligación tributaria final para este año (2014) asciende a más de $ 4,500.

10. Bien, entonces hubo 1099, W-2 y sorpresa W-9. ¿Dónde informo realmente los ingresos de mi negocio?

Probablemente esté familiarizado con el formulario básico de impuesto sobre la renta personal (Formulario 1040 o Formulario 1040A) que utilizó para informar los ingresos salariales W-2 de sus empleadores anteriores y tomar sus exenciones personales.

Como contratista independiente independiente, debe informar TODOS los ingresos en su declaración de impuestos sobre la renta personal (Formulario 1040). El negocio en sí no está sujeto a impuestos por separado a diferencia de las corporaciones, que tienen que informar los ingresos en una declaración de impuestos corporativos.

Las ganancias o pérdidas de su negocio se enumeran en un Anexo C, que se adjunta a su declaración de impuestos personal del Formulario 1040. El formulario del Anexo C tiene líneas para que usted informe los recibos brutos de su negocio y las diversas deducciones comerciales estándar que se permiten bajo el código del IRS.

11. Háblame sobre las deducciones de impuestos.

Como contratista independiente por cuenta propia, puede deducir sus gastos comerciales como cualquier otro negocio. (¡Esas son buenas noticias!)

Los gastos operativos, publicidad de productos, viajes, computadoras, suministros, servicios públicos y cargos por Internet y teléfono son solo algunos de los muchos gastos comerciales que puede deducir de los ingresos de su negocio.

Y no se asuste si sus deducciones superan sus ganancias. No tiene que obtener ganancias cada año. A menudo ocurre que una nueva empresa opera con pérdidas durante el primer o segundo año. Lo que exige el IRS es que tenga el intención para finalmente obtener un beneficio de este negocio.

Si está comenzando su negocio de manera paralela y todavía tiene un trabajo de tiempo completo, cualquier pérdida de su negocio puede compensar su ingreso salarial W-2 (de su empleador). Por lo tanto, esto puede ayudar a reducir su carga fiscal general. ¡Hurra!

12. Entonces, ¿puedo deducir el costo de esta increíble computadora portátil que compré para crear sitios web para clientes? Si puedo, ¿cómo?

Cuando eres un profesional independiente, tienes muchos tipos diferentes de costos. Algunos de estos costos son para gastos que son inmediatos o que se usan en el transcurso del año contributivo (como facturas de servicios públicos, suministros de oficina, cargos telefónicos) y algunos de estos costos son para artículos que se usarán durante varios años (como un computadora, impresora láser o escritorio).

Para estos últimos elementos, el IRS generalmente requiere que los deprecie a lo largo de sus vidas útiles. Si se determina que un artículo tiene una vida útil de 3 años y cuesta $ 3,000, el IRS le permitirá gastar o deducir 1/3 del costo del artículo por cada uno de los tres años posteriores a la compra y comenzar a usar eso.

Una excepción a esta regla es una exención de impuestos comerciales ampliamente conocida llamada Deducción de la Sección 179. Esto le permite al dueño de un negocio deducir de inmediato el monto total de los artículos depreciables en cualquier año fiscal hasta cierto monto en dólares. Si bien las 179 reglas se han cambiado recientemente, aún le permiten deducir hasta $ 25,000 en gastos comerciales depreciables en el año fiscal 2014.

Eso significa, por ejemplo, que si comprara $ 15,000 en computadoras, impresoras y equipos de red en 2014, podría deducir los $ 15,000 completos en su declaración de impuestos de 2014 como un gasto en lugar de deducir solo porciones de esta cantidad en los próximos años.

Y sobre su pregunta original: siempre que su nueva computadora se haya utilizado exclusivamente para fines comerciales, puede deducir el costo total de la misma en su declaración de impuestos. (Para hacerlo, debe informar los detalles de la deducción en la Parte 1 del Formulario 4562 y adjuntarla a su Anexo C.)

13. ¿Puedo deducir gastos educativos por tomar cursos que apoyan directamente mi negocio? En otras palabras, ¿puedo descartar Skillcrush como gasto fiscal?

¡Si! Como contratista independiente por cuenta propia, hay algunos casos en los que puede deducir los costos de educación o capacitación relacionada con el trabajo, como un Plan Skillcrush, como un gasto comercial en su Formulario de Anexo C.

Para ser deducible, su educación debe mantener o mejorar sus habilidades laborales. Si su trabajo anterior involucró algunos aspectos del trabajo con sitios web o diseño, o, incluso si alguno de sus trabajos anteriores requirió que usted aprendiera a codificar para mejorar sus habilidades generales, es posible que pueda deducir estos costos educativos. Entonces, si tus cursos de Skillcrush te ayudan a mejorar y mantener tus habilidades digitales para el trabajo, ¡entonces puedes continuar y deducirlo!

Sin embargo, los costos educativos no se pueden deducir si son parte de un programa que lo calificará para un nuevo negocio o negocio. Piénselo de esta manera: si pudiera deducir los gastos educativos que lo prepararon para un área de trabajo completamente nueva, podría deducir los gastos de la universidad, y eso no es legal ni posible. Entonces, si estás usando las habilidades de Skillcrush solamente para que comiences una empresa completamente nueva en la que no tienes absolutamente ninguna experiencia, entonces no es deducible.

Pero, si tenía un poco de habilidades tecnológicas o experiencia laboral previa en tecnología o diseño para comenzar, caería en algún punto intermedio y, por lo tanto, depende. La distinción está lejos de ser clara, y si dichos costos pueden deducirse o no depende de los hechos específicos de su situación.

Como siempre, en caso de duda, consulte a un profesional de impuestos.

14. ¿En qué momento debo tirar la toalla y contratar a un contador para que me ayude a resolver esto?

Como ha demostrado este resumen, cumplir con sus obligaciones tributarias puede ser complejo y confuso. Hay registros comerciales que se deben configurar y mantener, formularios que se deben presentar durante todo el año, pagos que se deben realizar en diferentes momentos y numerosos formularios que se deben completar y adjuntar a mi formulario de impuesto sobre la renta personal. A menos que desee ampliar su base de conocimientos para incluir la preparación y planificación de impuestos, debe considerar el uso de los servicios de un contador a medida que su negocio comience a crecer.

Afortunadamente, los costos contables no deberían ser astronómicos. Tienden a ser proporcionales a los ingresos de su negocio. A medida que su negocio se expande y crece, también lo hará su factura contable. Puede mantener bajos sus costos manteniendo y manteniendo sus propios registros comerciales (¿Recuerda esos recibos y hojas de cálculo?) Y entregándolos a su contador para que trabaje. Si, en cambio, hace que su contador prepare y mantenga sus libros y registros, su factura contable será sustancialmente más alta.

Los buenos contadores valen sus honorarios y, a menudo, pueden aconsejarle sobre las deducciones adicionales que puede tomar y si califica o no para varios créditos y deducciones para pequeñas empresas que no se abordan en este artículo.

Después de todo, su trabajo es ganar más dinero, mientras que el trabajo de su contador es asegurarse de que no tenga dificultades fiscales en el camino. Solo asegúrese de hablar con otros propietarios de pequeñas empresas, obtener algunas recomendaciones y entrevistar a la contadora antes de decidir contratarla.

Nota: Este artículo no pretende ser un asesoramiento fiscal legal o profesional. Su objetivo es brindarle orientación general sobre cómo cumplir con los requisitos generales del código tributario y familiarizarlo con algunas de las formas y principios involucrados en el funcionamiento de su propio negocio.